Zadnja posodobitev: 20. 1. 2026
Ti splošni pogoji poslovanja (v nadaljevanju: Pogoji) urejajo uporabo spletne strani in spletne aplikacije Zapisnik.si (v nadaljevanju: Aplikacija), ki jo upravlja Lara Spremo s.p., Resslova ulica 4, 6330 Piran - Pirano (v nadaljevanju: Upravljavec).
Z registracijo uporabniškega računa, uporabo Aplikacije (vključno v času brezplačnega preizkusa) ali plačilom naročnine se šteje, da je uporabnik Pogoje prebral, jih razumel in se z njimi strinja. Če se uporabnik s Pogoji ne strinja, Aplikacije ne sme uporabljati.
Aplikacija je praviloma namenjena uporabi s strani organizacij (poslovnih uporabnikov). Kadar uporabnik uporablja Aplikacijo v imenu organizacije, izjavlja in jamči, da je za to pooblaščen. Določbe, ki veljajo izključno za potrošnike, se uporabljajo le, če uporabnik nastopa kot potrošnik in če jih ni mogoče veljavno izključiti.
Uporabnik potrjuje, da je polnoleten oziroma ima ustrezno pooblastilo za uporabo Aplikacije ter da bo Aplikacijo uporabljal skladno s temi Pogoji, veljavno zakonodajo ter navodili znotraj Aplikacije.
Lara Spremo s.p.
Resslova ulica 4, 6330 Piran - Pirano
Matična številka: 9047484000
Davčna številka in ID za DDV: SI 62605011
E-pošta: info@zapisnik.si
Aplikacija je namenjena podpori pri vodenju sestankov/sej, pripravi dnevnih redov, izvedbi glasovanj (rednih, izrednih in korespondenčnih sej), kreiranju (avtomatskih) zapisnikov po sejah ter vodenju arhiva zapisnikov in pripadajočega gradiva. Funkcionalnosti se lahko razlikujejo glede na izbrani paket in dodatke.
Aplikacija lahko vključuje funkcionalnost samodejne transkripcije govora v besedilo, pri kateri je zapis razprave na voljo simultano med potekom seje, medtem ko se končni zapisnik praviloma ustvari po zaključku seje.
Aplikacija lahko omogoča funkcionalnost samodejne transkripcije govora v besedilo, ki poteka simultano (v realnem času) med potekom seje oziroma sestanka. Transkripcija je namenjena podpori pri spremljanju razprave in pripravi končnega zapisnika.
Uporabnik razume in se strinja, da je samodejna transkripcija avtomatizirana storitev, zato lahko vsebuje napake, izpuste, netočnosti ali napačne interpretacije, zlasti v primeru slabše kakovosti zvoka, prekrivanja govora, narečij, strokovne terminologije ali hrupa v okolju.
Obseg transkripcije (npr. število ur na obračunsko obdobje) je odvisen od izbranega paketa in morebitnih dodatkov, kot je določeno v veljavnem Ceniku. V primeru doseženega ali prekoračenega obsega transkripcije si Upravljavec pridržuje pravico, da transkripcijo začasno omeji do začetka naslednjega obračunskega obdobja ali do aktivacije ustreznega dodatka/paketa.
Upravljavec ne jamči za popolno točnost, popolnost ali ustreznost transkripcije in ne odgovarja za morebitne posledice, ki bi nastale zaradi zanašanja izključno na transkripcijo brez dodatnega pregleda ali potrditve s strani uporabnika oziroma organizacije.
Končni zapisnik se ustvari po zaključku seje na podlagi podatkov, zbranih v Aplikaciji (vključno s sklepi, glasovanji in transkripcijo), pri čemer je organizacija odgovorna, da zapisnik pregleda, po potrebi dopolni ali popravi ter ga potrdi skladno s svojimi internimi postopki.
Organizacija je odgovorna, da ima za izvajanje transkripcije in obdelavo govora udeležencev seje ustrezne pravne podlage (npr. obvestilo udeležencem, soglasja ali drugo zakonito podlago), skladno z veljavno zakonodajo.
Uporabnik, ki se registrira in nastavi podatke za plačilo (vključno s podatki plačilne kartice), pridobi za svojo organizacijo 30-dnevni brezplačni preizkus.
Po izteku 30-dnevnega brezplačnega preizkusa se naročnina samodejno zaračuna skladno z izbranim paketom, dodatki in obračunskim obdobjem, če naročnina ni prekinjena pred iztekom preizkusa na način, ki ga omogoča Aplikacija, ali pisno na info@zapisnik.si.
Z aktivacijo preizkusa uporabnik potrjuje, da se je imel možnost seznaniti z delovanjem Aplikacije in njenimi lastnostmi; zato po poteku preizkusa ne more uveljavljati zahtevkov zgolj iz razloga, da mu lastnosti Aplikacije niso bile znane.
Aplikacija je na voljo v različnih paketih, ki se razlikujejo glede na obseg uporabe (npr. število uporabnikov, število skupin/oddelkov, prostor na strežniku) ter obseg transkripcije (npr. vključene ure prepisa na obračunsko obdobje). Organizacija lahko po potrebi aktivira tudi dodatke (dokup dodatnih uporabnikov, skupin/oddelkov, prostora, dodatnih ur transkripcije ipd.).
Vsi paketi in dodatki se zaračunajo v skladu z veljavnim Cenikom, ki je objavljen v Aplikaciji oziroma na spletni strani. Cene so navedene brez ali z DDV skladno z označbo v Ceniku; Upravljavec je zavezanec za DDV. Upravljavec si pridržuje pravico do spremembe Cenika; spremembe veljajo od objave dalje, razen če je za obstoječe naročnine določeno drugače.
V primeru spremembe paketa (npr. znižanja) je organizacija dolžna pred oziroma najkasneje ob uveljavitvi spremembe uskladiti dejansko uporabo (uporabnike, skupine/oddelke, prostor in obseg transkripcije) z limiti novega paketa, sicer se lahko uporabi ukrep iz poglavja 14.
Podpora je uporabnikom na voljo praviloma po e-pošti: podpora@zapisnik.si od 9.00 do 16.00. Za nujne primere je na voljo brezplačna telefonska številka 080 34 83. Za določene pakete lahko velja razširjen režim podpore, kot je navedeno v Ceniku oziroma opisu paketa.
Podporna služba in služba IT vzdrževanja si pridržujeta pravico, da reklamacije oziroma zahtevke strank rešita najkasneje v 15 delovnih dneh, kadar je to objektivno mogoče glede na naravo zahtevka.
Na strežniški infrastrukturi se praviloma izvajajo dnevne varnostne kopije. Varnostne kopije so namenjene predvsem obnovi sistema v primeru tehničnih težav in ne predstavljajo nadomestila za lastne interne kopije organizacije.
Upravljavec ne odgovarja, če do izdelave varnostne kopije ne pride zaradi razlogov na strani ponudnika gostovanja oziroma infrastrukture (npr. izpad, napaka storitve, omejitve ali ravnanja ponudnika). V takem primeru se mora uporabnik za morebitne zahtevke, ki izhajajo iz neizdelane kopije, obrniti neposredno na ponudnika gostovanja.
Ročni izvozi kopij podatkov so na zahtevo uporabnika/organizacije možni preko podpora@zapisnik.si. Rok za odgovor oziroma izvedbo je praviloma do 10 delovnih dni (odvisno od obsega in zahtevnosti zahteve). Organizacija lahko ročni izvoz zahteva brezplačno enkrat na mesec; vsaka dodatna zahteva se obračuna skladno z veljavnim Cenikom.
Po poteku plačanega obdobja in če naročnina ni pravočasno podaljšana, se organizaciji lahko omeji ali onemogoči dostop do Aplikacije in do podatkov. Dostop se praviloma zablokira naslednji dan po poteku plačanega obdobja.
Če naročnina ni podaljšana, lahko Upravljavec izvede izbris podatkov organizacije. Izbris se izvede najkasneje v 6 mesecih od poteka plačanega obdobja, razen če zakon ali pogodbeno razmerje zahtevata drugače.
Organizacija je dolžna pravočasno poskrbeti za izvoz ali shranjevanje svojih podatkov. Možnosti ročnih izvozov so opisane v poglavju 12. Varnostne kopije in ročni izvozi podatkov.
V primeru prekoračitve limitov izbranega paketa (npr. število uporabnikov, število skupin/oddelkov, prostor na strežniku ali obseg transkripcije), si Upravljavec pridržuje pravico, da začasno omeji uporabo Aplikacije oziroma omeji uporabo posameznih funkcionalnosti, tudi če je naročnina plačana in aktivna. To velja zlasti v primerih spremembe paketa (npr. downgrade), ko organizacija po spremembi presega dovoljene limite.
Uporaba se ponovno omogoči oziroma omejitve prenehajo, ko organizacija uskladi uporabo z limiti (npr. odstrani presežke) ali aktivira ustrezen dodatek/paket skladno z veljavnim Cenikom.
Če organizacija opravi plačilo pred izbrisom podatkov, se dostop praviloma ponovno aktivira. Pri tem se obračun izvede tako, da se plačilo najprej upošteva za pokritje obdobja od poteka zadnje naročnine do dneva plačila (da ne nastane neplačano obdobje), preostanek pa se všteje v prihodnje obdobje, skladno s pravilom iz poglavja 9.
Upravljavec si prizadeva zagotavljati nemoteno delovanje Aplikacije, vendar ne jamči za stalno dostopnost ali brezhibno delovanje. Zaradi vzdrževanja, nadgradenj, varnostnih razlogov ali drugih tehničnih okoliščin so možne začasne prekinitve ali omejitve delovanja. Upravljavec lahko Aplikacijo kadarkoli spremeni, nadgradi ali ukine (v primeru ukinitve bo, kadar je to razumno izvedljivo, o tem obvestil uporabnike).
Upravljavec lahko občasno objavi posodobitve, nadgradnje ali nove različice Aplikacije. Uporabnik se zavezuje, da bo uporabljal ažurno različico ter upošteval objavljena obvestila in navodila, kadar so ta potrebna za varno in pravilno delovanje.
Varstvo osebnih podatkov je podrobneje opisano v Politiki zasebnosti. Uporabnik se z registracijo in uporabo Aplikacije strinja s Politiko zasebnosti in temi Pogoji.
Organizacija praviloma nastopa kot upravljavec osebnih podatkov za vsebine, ki jih ustvarja in upravlja v Aplikaciji, Upravljavec Aplikacije pa praviloma kot obdelovalec v obsegu, ki je potreben za zagotavljanje storitve. Organizacija je odgovorna, da zagotovi zakonitost obdelave, obveščanje posameznikov ter uveljavljanje pravic v skladu z veljavno zakonodajo.
Organizacija je dolžna zagotoviti ustrezne pravne podlage in notranja pooblastila za vnos in obdelavo osebnih podatkov v Aplikaciji (npr. udeleženci, glasovanja, priloge, gradiva), ter, kjer je potrebno, obveščanje posameznikov in uveljavljanje njihovih pravic. Upravljavec ne odgovarja za nezakonitost obdelav, ki izhaja iz vsebin ali navodil organizacije oziroma iz neustrezno urejenih pooblastil znotraj organizacije.
Upravljavec lahko dostopa do strežniških in tehničnih podatkov v obsegu, ki je potreben za vzdrževanje, nadgradnje sistema in odpravljanje napak, ob upoštevanju zaupnosti in varnostnih ukrepov.
V primeru varnostnega incidenta, ki bi lahko vplival na delovanje Aplikacije ali varnost podatkov, bo Upravljavec, kadar je to potrebno in izvedljivo, o tem obvestil skrbnika organizacije preko kontaktnega e-naslova organizacije, navedenega v Aplikaciji. Organizacija in uporabniki so dolžni sodelovati pri razumnem omejevanju posledic incidenta, vključno z: takojšnjo menjavo gesel, odjavo iz vseh sej/naprav (kjer je to omogočeno), ponastavitvijo dostopov in vklopom 2FA (če je funkcionalnost na voljo), ter izvedbo drugih razumno potrebnih ukrepov, ki jih Upravljavec priporoči zaradi zaščite računa in podatkov.
Upravljavec nima lastnih strežnikov, temveč uporablja strežniško infrastrukturo pri ponudnikih (najem). Strežniki se praviloma nahajajo znotraj EU/EGP, po potrebi pa si Upravljavec pridržuje pravico do drugačne ureditve, ob upoštevanju ustreznih zaščitnih ukrepov, kadar je to relevantno.
Upravljavec ne odgovarja za nedelovanje, izpade, zamude ali druge motnje, ki nastanejo zaradi višje sile ali dejavnikov izven razumnega nadzora Upravljavca, vključno (a ne omejeno na) izpade ali omejitve ponudnikov gostovanja, oblačne infrastrukture, telekomunikacij, internetnih povezav, dobave električne energije, storitev tretjih oseb (npr. ponudniki plačilnih storitev) ali ukrepe pristojnih organov.
Upravljavec si pridržuje pravico, da iz varnostnih razlogov začasno omeji dostop, zahteva menjavo gesel, izvede prisilno odjavo iz vseh sej, omeji ali ponastavi dostopne pravice ter priporoči ali zahteva vklop 2FA (če je funkcionalnost na voljo), kadar je to razumno potrebno za zaščito Aplikacije, organizacije ali uporabnikov.
Upravljavec si pridržuje pravico, da uporabnika odstrani iz Aplikacije in mu prepove uporabo (začasno ali trajno), če so njegova ravnanja v nasprotju z namenom Aplikacije, predstavljajo tveganje zlorabe ali varnostno tveganje, ali če krši te Pogoje. V takem primeru uporabnik praviloma ni upravičen do vračila že plačanih zneskov.
Vse pravice intelektualne lastnine na Aplikaciji (koda, grafična podoba, besedila, blagovne znamke, dokumentacija) pripadajo Upravljavcu oziroma njegovim licencodajalcem. Uporabnik pridobi omejeno, neprenosljivo pravico uporabe Aplikacije za interne potrebe v času trajanja naročnine.
Vsebine, ki jih uporabniki ustvarijo ali naložijo v Aplikacijo (npr. zapisniki, datoteke, gradiva), ostanejo last uporabnika/organizacije. Uporabnik zagotavlja, da ima pravice za objavo in uporabo teh vsebin ter da vsebine ne kršijo pravic tretjih oseb.
Vse pravice so pridržane. Kopiranje, razmnoževanje, distribuiranje ali javno priobčevanje elementov Aplikacije oziroma spletne strani (vključno z grafično podobo, besedili, dokumentacijo), brez predhodnega pisnega dovoljenja Upravljavca, ni dovoljeno, razen v obsegu, ki je nujen za običajno uporabo Aplikacije.
Uporabnik se zavezuje, da ne bo javno objavljal ali distribuiral primerjalnih testov, meritev ali benchmarkov Aplikacije brez predhodnega pisnega soglasja Upravljavca, razen če takšna omejitev ni dopustna po veljavni zakonodaji.
Uporabnik/organizacija jamči, da ima za uporabo, nalaganje, obdelavo in morebitno distribucijo gradiv, ki se uporabljajo v Aplikaciji (vključno z zvočnimi posnetki, besedili, prezentacijami, dokumenti in prilogami), urejene vse potrebne pravice, vključno z avtorskimi in sorodnimi pravicami ter pravicami industrijske lastnine (npr. znamke, modeli, patenti), in da z uporabo Aplikacije ne krši pravic tretjih oseb. Upravljavec ne odgovarja za zahtevke tretjih oseb, ki izhajajo iz vsebin uporabnika/organizacije, uporabnik/organizacija pa je dolžan/dolžna Upravljavcu povrniti škodo in stroške, ki bi mu nastali zaradi takšnih zahtevkov (v obsegu, ki ga dopušča veljavna zakonodaja).
Upravljavec lahko znotraj Aplikacije trži lastne storitve ter oglasne prostore (npr. pasice, obvestila, pojavna okna), za kar ni potrebno posebno soglasje uporabnika, saj gre za del funkcionalnosti Aplikacije. Upravljavec lahko omogoči izklop takih prikazov proti plačilu dodatka k naročnini skladno z veljavnim Cenikom.
Aplikacija ali spletna stran lahko vsebuje povezave na spletne strani oziroma storitve tretjih oseb (npr. ponudniki plačilnih storitev). Upravljavec ne odgovarja za vsebino, politike ali prakse teh tretjih oseb. Uporabnik uporablja povezane storitve na lastno odgovornost in v skladu s pogoji tretjih oseb.
Uporabnik/organizacija soglaša, da Upravljavec z njim/jo posluje in komunicira elektronsko, praviloma preko e-pošte in/ali obvestil znotraj Aplikacije, vključno s pošiljanjem obvestil, opominov, informacij o naročnini ter računov (e-računov), razen če je drugače določeno v teh Pogojih ali v veljavni zakonodaji.
Uporabnik/organizacija je odgovoren/na, da je e-poštni naslov, povezan z računom oziroma organizacijo, točen in ažuren ter da zagotovi sprejemanje sporočil (npr. da sporočila niso blokirana ali preusmerjena v neželeno pošto). Šteje se, da je sporočilo vročeno, ko je poslano na zadnji znani e-poštni naslov uporabnika/organizacije, razen če veljavna zakonodaja določa drugače.
Uporabnik/organizacija ne sme brez predhodnega pisnega soglasja Upravljavca prenesti, odstopiti ali kako drugače razpolagati s pravicami ali obveznostmi, ki izhajajo iz uporabe Aplikacije ali naročnine, na tretje osebe (vključno s prepuščanjem uporabe računa ali naročnine tretjim osebam), zlasti če bi to pomenilo izigravanje paketnih omejitev ali brezplačnega preizkusa (npr. “dvojni” brezplačni preizkus).
Upravljavec lahko Aplikacijo, svoje pravice in obveznosti iz tega razmerja oziroma poslovanje, povezano z Aplikacijo, kadarkoli prenese na tretjo fizično ali pravno osebo (npr. v primeru reorganizacije, prodaje ali prenosa dejavnosti). V takem primeru se Upravljavec zavezuje, da se pravice in položaj uporabnikov/organizacij iz tega razmerja ne bodo spremenili na slabše. O prenosu bo Upravljavec, kadar je to razumno izvedljivo, uporabnike obvestil.
Uporabnik uporablja Aplikacijo na lastno odgovornost. Upravljavec ne odgovarja za škodo, ki bi nastala zaradi nepravilne ali malomarne uporabe Aplikacije s strani uporabnikov ali zaradi tega, ker uporabniki omogočijo nepooblaščeno uporabo (npr. deljenje gesel, neustrezno upravljanje pravic).
Upravljavec sprejema razumne varnostne ukrepe, vendar uporabnik razume, da popolna varnost na internetu ne obstaja. Upravljavec ne odgovarja za škodo, ki nastane zaradi dejavnikov izven njegovega razumnega nadzora (npr. motnje internetnih povezav, delovanje naprav uporabnika, napake tretjih oseb).
Omejitve odgovornosti veljajo tudi za funkcionalnosti samodejne transkripcije (vključno s simultanim zapisom), saj je rezultat transkripcije odvisen od številnih dejavnikov (npr. kakovost zvoka, prekrivanje govora, hrup, narečja, terminologija) in je lahko netočen ali nepopoln.
Če bi uporabniku nastala škoda zaradi naklepnega ali malomarnega ravnanja Upravljavca, je Upravljavec odgovoren kumulativno največ do višine 75 % fakturiranega zneska brez DDV posamezni organizaciji. Omejitev velja kumulativno za vse uporabnike v posamezni organizaciji. Upravljavec ne odgovarja za posredno škodo, izgubljeni dobiček, izgubo podatkov ali ugleda, razen če zakon določa drugače.
Če je katera koli določba teh Pogojev neveljavna ali neizvršljiva, to ne vpliva na veljavnost preostalih določb. Neveljavna ali neizvršljiva določba se nadomesti z določbo, ki je po smislu in namenu najbližja prvotnemu namenu.
Upravljavec si pridržuje pravico do spremembe ali dopolnitve teh Pogojev. Spremenjeni Pogoji začnejo veljati z objavo v Aplikaciji ali na spletni strani, razen če je pri posamezni spremembi določeno drugače. O bistvenih spremembah bo uporabnik, kadar je to razumno izvedljivo, obveščen preko Aplikacije in/ali na e-poštni naslov, povezan z uporabniškim računom. Nadaljnja uporaba Aplikacije po začetku veljavnosti spremenjenih Pogojev pomeni, da se uporabnik/organizacija s spremenjenimi Pogoji strinja. Če se uporabnik/organizacija s spremembami ne strinja, mora prenehati uporabljati Aplikacijo in pred potekom obračunskega obdobja urediti prenehanje naročnine.
Stranke bodo morebitne spore reševale sporazumno. Če sporazumna rešitev ne bo mogoča, je za reševanje sporov pristojno stvarno pristojno sodišče v Kopru, ki bo odločalo po pravu Republike Slovenije.
Ti Pogoji veljajo od 20. 1. 2026 dalje (»datum veljavnosti«) in se uporabljajo za vse registracije, dostop in uporabo Aplikacije od tega datuma naprej. Za posameznega uporabnika/organizacijo začnejo veljati z dnem, ko se z njimi seznani in jih sprejme (npr. z registracijo, prijavo, uporabo Aplikacije ali plačilom naročnine).
Lara Spremo s.p.
Resslova ulica 4, 6330 Piran - Pirano
Matična številka: 9047484000
Davčna številka in ID za DDV: SI 62605011
E-pošta: info@zapisnik.si
Podpora: podpora@zapisnik.si | 080 34 83