Општи услови пословања

Ови општи услови пословања (у наставку: Услови) уређују коришћење веб сајта и веб апликације Zapisnik.si (у наставку: Апликација), којом управља Lara Spremo s.p., Resslova ulica 4, 6330 Piran - Pirano (у наставку: Давалац).

Регистрацијом корисничког налога, коришћењем Апликације (укључујући током бесплатног пробног периода) или плаћањем претплате, сматра се да је корисник Услове прочитао, разумео и с њима се сагласио. Ако се корисник с Условима не сагласи, Апликацију не сме користити.

Апликација је по правилу намењена коришћењу од стране организација (пословних корисника). Када корисник користи Апликацију у име организације, изјављује и јамчи да је за то овлашћен. Одредбе које важе искључиво за потрошаче примењују се само ако корисник наступа као потрошач и ако их није могуће важеће искључити.

Корисник потврђује да је пунолетан, односно има одговарајуће овлашћење за коришћење Апликације, и да ће Апликацију користити у складу са овим Условима, важећим прописима и упутствима унутар Апликације.

Lara Spremo s.p.
Resslova ulica 4, 6330 Piran - Pirano
Матични број: 9047484000
Порески број и ПДВ ИД: SI 62605011
Е-маил: info@zapisnik.si

• - Организација: правно или физичко лице у чије се име користи Апликација и које је наручилац услуге.
• - Администратор организације: корисник са администраторским правима који уређује подешавања организације, кориснике и претплату/плаћања.
• - Корисник: регистровано лице које користи Апликацију у оквиру организације.
• - Улога: ниво права у Апликацији (прегледач, корисник, администратор).
• - Ценовник: важећи ценовник пакета и додатака, објављен у Апликацији односно на веб сајту.
• - Пакети: пакетни нивои услуге (нпр. MINI, STANDARD, PRO), који се разликују по обиму коришћења (нпр. број корисника, број група/одељења, простор на серверу) и обиму транскрипције (нпр. укључени часови преписа по обрачунском периоду), као што је дефинисано у Ценовнику.
• - Додаци: докупи (нпр. додатни корисници, додатне групе/одељења, додатан простор, додатан обим транскрипције итд.) у складу с важећим Ценовником.
• - Транскрипција: аутоматска претворба говора у текст (препис говора) која се одвија симултано (у реалном времену) током седнице и може се користити при изради коначног записника.
• - Обим транскрипције: количина транскрипције (нпр. број часова по обрачунском периоду) укључена у изабрани пакет и/или додатке, као што је дефинисано у Ценовнику.

Апликација је намењена подршци у вођењу састанака/седница, изради дневних редова, спровођењу гласања (редовних, ванредних и дописних седница), креирању (аутоматских) записника након седница, те вођењу архиве записника и припадајућег материјала. Функционалности се могу разликовати зависно од изабраног пакета и додатака.

Апликација може укључивати функционалност аутоматске транскрипције говора у текст, при чему је запис расправе доступан симултано током тока седнице, док се коначни записник по правилу креира након завршетка седнице.

Апликација може омогућити функционалност аутоматске транскрипције говора у текст, која се одвија симултано (у реалном времену) током седнице односно састанка. Транскрипција је намењена подршци при праћењу расправе и изради коначног записника.

Корисник разуме и пристаје да је аутоматска транскрипција аутоматизована услуга, па може садржати грешке, пропусте, нетачности или погрешне интерпретације, нарочито у случају слабијег квалитета звука, преклапања говора, дијалеката, стручне терминологије или буке у окружењу.

Обим транскрипције (нпр. број часова по обрачунском периоду) зависи од изабраног пакета и евентуалних додатака, као што је одређено у важећем Ценовнику. У случају достигнутог или прекораченог обима транскрипције, Давалац задржава право да транскрипцију привремено ограничи до почетка следећег обрачунског периода или до активације одговарајућег додатка/пакета.

Давалац не гарантује потпуну тачност, потпуност или адекватност транскрипције и не одговара за евентуалне последице које би настале због искључивог ослањања на транскрипцију без додатне провере или потврде од стране корисника односно организације.

Коначни записник се креира након завршетка седнице на основу података прикупљених у Апликацији (укључујући закључке, гласања и транскрипцију), при чему је организација одговорна да записник прегледа, по потреби допуни или исправи и потврди у складу са својим интерним процедурама.

Организација је одговорна да за спровођење транскрипције и обраду говора учесника седнице има одговарајуће правне основе (нпр. обавештење учесницима, сагласности или други законити основ), у складу са важећим прописима.

• - Апликацију могу користити само регистровани корисници.
• - При регистрацији корисник наводи: име, презиме, корисничко име, е-маил адресу и лозинку; број телефона је необавезан.
• - Корисник је дужан да обезбеди тачност и ажурност података и да чува своје пријавне податке као и све уређаје и приступне путеве до Апликације.
• - Сваки корисник користи Апликацију у складу са својом улогом. Доделу и одузимање улога врши администратор организације.
• - Корисник мора без одлагања обавестити Даваоца о свакој неовлашћеној употреби налога или основаној сумњи на злоупотребу (на podpora@zapisnik.si).
• - Корисник/организација не сме делити корисничке налоге супротно дозволама, нити омогућити коришћење налога лицима која за то нису овлашћена.

Корисник који се региструје и унесе податке о својој организацији добија за своју организацију 30-дневни бесплатни пробни период. Пробни период је без обавезе, без плаћања и без уноса података платне картице.

По истеку бесплатног пробног периода претплата се не активира аутоматски и не долази до никакве аутоматске наплате. За коришћење Апликације након истека пробног периода организација измирује предрачун за изабрани пакет; након плаћања Апликација је доступна за плаћени период (месец или годину) у складу са изабраним пакетом и евентуалним додацима.

Активацијом пробног периода корисник потврђује да је имао могућност да се упозна са радом Апликације и њеним карактеристикама; стога након истека пробног периода не може остваривати захтеве искључиво из разлога што му карактеристике Апликације нису биле познате.

Апликација је доступна у различитим пакетима који се разликују према обиму коришћења (нпр. број корисника, број група/одељења, простор на серверу) и обиму транскрипције (нпр. укључени часови преписа по обрачунском периоду). Организација по потреби може активирати и додатке (докуп додатних корисника, група/одељења, простора, додатних часова транскрипције итд.).

Сви пакети и додаци наплаћују се у складу са важећим Ценовником, који је објављен у Апликацији односно на веб сајту. Цене су наведене без или са ПДВ-ом у складу са ознаком у Ценовнику; Давалац је обвезник ПДВ-а. Давалац задржава право на измену Ценовника; измене важе од објаве надаље, осим ако за постојеће претплате није одређено другачије.

У случају измене пакета (нпр. снижавања), организација је дужна да пре или најкасније при ступању измене на снагу усклади стварно коришћење (кориснике, групе/одељења, простор и обим транскрипције) са лимитима новог пакета, иначе се може применити мера из поглавља 14.

• - Обрачунски период: унапред за 1 месец или 1 годину.
• - Начин плаћања: преко Stripe унутар Апликације или на основу предрачуна (када је то омогућено).
• - Администратор организације је одговоран за уређеност и правилност претплате, пакета и додатака, и сматра се да делује у име и за рачун организације.
• - Додатке је могуће активирати у складу са важећим Ценовником.
• - Обрачун у случају кашњења у плаћању: ако организација након истека плаћеног периода претплату продужи са кашњењем, ново плаћање се најпре урачунава за покривање периода од истека последње претплате до дана новог плаћања (како не би настао неплаћени период коришћења или заузећа простора), а евентуални остатак се урачунава у следећи период. Пример: ако претплата истиче 25. 1, а организација плати 30. 1. за 1 месец, претплата важи од 25. 1. до 25. 2.
• - Давалац може из административних, безбедносних или рачуноводствених разлога тражити додатна појашњења или потврду података повезаних са плаћањима (у оквиру важећих прописа).

• - Месечна претплата: плаћа се унапред за цео месец и не прекида се за текући обрачунски период. Обустављање је могуће за следећи период, али се већ плаћени износ за текући месец не враћа.
• - Годишња претплата: може се прекинути. У том случају враћа се сразмерни део плаћене претплате, умањен за одобрене попусте и погодности. Трошкови обраде повраћаја сразмерног дела годишње претплате износе 90,00 EUR + ПДВ.
• - Захтев за прекид годишње претплате подноси се писмено на info@zapisnik.si. Повраћај се извршава најкасније у 30 дана од пријема потпуног захтева и података потребних за извршење повраћаја.

Подршка је корисницима доступна по правилу путем е-маила: podpora@zapisnik.si од 9.00 до 16.00. За хитне случајеве доступан је бесплатан број телефона 080 34 83. За одређене пакете може важити проширени режим подршке, као што је наведено у Ценовнику односно опису пакета.

Служба подршке и служба IT одржавања задржавају право да рекламације односно захтеве клијената реше најкасније у 15 радних дана, када је то објективно могуће с обзиром на природу захтева.

На серверској инфраструктури по правилу се изводе дневне безбедносне копије. Безбедносне копије намењене су првенствено обнови система у случају техничких проблема и не представљају замену за сопствене интерне копије организације.

Давалац не одговара ако до израде безбедносне копије не дође због разлога на страни пружаоца хостинга односно инфраструктуре (нпр. испад, грешка услуге, ограничења или поступци пружаоца). У таквом случају, корисник се за евентуалне захтеве који произлазе из неизрађене копије мора обратити директно пружаоцу хостинга.

Ручни извози копија података могући су на захтев корисника/организације преко podpora@zapisnik.si. Рок за одговор односно извршење је по правилу до 10 радних дана (зависно од обима и сложености захтева). Организација може тражити ручни извоз бесплатно једном месечно; сваки додатни захтев се наплаћује у складу са важећим Ценовником.

По истеку плаћеног периода и ако претплата није правовремено продужена, организацији се може ограничити или онемогућити приступ Апликацији и подацима. Приступ се по правилу блокира следећег дана након истека плаћеног периода.

Ако претплата није продужена, Давалац може извршити брисање података организације. Брисање се извршава најкасније у 6 месеци од истека плаћеног периода, осим ако закон или уговорни однос захтевају другачије.

Организација је дужна да правовремено обезбеди извоз или чување својих података. Могућности ручних извоза описане су у поглављу 12. Безбедносне копије и ручни извози података.

У случају прекорачења лимита изабраног пакета (нпр. број корисника, број група/одељења, простор на серверу или обим транскрипције), Давалац задржава право да привремено ограничи коришћење Апликације односно ограничи коришћење појединих функционалности, чак и ако је претплата плаћена и активна. То важи нарочито у случајевима измене пакета (нпр. доwнграде), када организација након измене прелази дозвољене лимите.

Коришћење се поново омогућава односно ограничења престају када организација усклади коришћење с лимитима (нпр. уклони вишкове) или активира одговарајући додатак/пакет у складу са важећим Ценовником.

Ако организација изврши плаћање пре брисања података, приступ се по правилу поново активира. При томе се обрачун изводи тако да се плаћање најпре узима у обзир за покривање периода од истека последње претплате до дана плаћања (како не би настао неплаћени период), а остатак се урачунава у будући период, у складу са правилом из поглавља 9.

Давалац настоји да обезбеди неометан рад Апликације, али не гарантује сталну доступност или беспрекоран рад. Због одржавања, надоградњи, безбедносних разлога или других техничких околности могуће су привремене прекиди или ограничења рада. Давалац може Апликацију у сваком тренутку изменити, надоградити или укинути (у случају укидања ће, када је то разумно изводљиво, о томе обавестити кориснике).

Давалац може повремено објављивати ажурирања, надоградње или нове верзије Апликације. Корисник се обавезује да користи ажурну верзију и поштује објављена обавештења и упутства, када су она потребна за безбедан и правилан рад.

Заштита личних података детаљније је описана у Политици приватности. Регистрацијом и коришћењем Апликације корисник прихвата Политику приватности и ове Услове.

Организација по правилу наступа као руковалац личних података за садржаје које ствара и којима управља у Апликацији, а Давалац Апликације по правилу као обрађивач у обиму који је потребан за пружање услуге. Организација је одговорна да обезбеди законитост обраде, обавештавање појединаца и остваривање права у складу са важећим прописима.

Организација је дужна да обезбеди одговарајуће правне основе и унутрашња овлашћења за унос и обраду личних података у Апликацији (нпр. учесници, гласања, прилози, материјали), и, где је потребно, обавештавање појединаца и остваривање њихових права. Давалац не одговара за незаконитост обраде која произилази из садржаја или упутстава организације односно из неадекватно уређених овлашћења унутар организације.

Давалац може приступити серверским и техничким подацима у обиму који је потребан за одржавање, надоградње система и отклањање грешака, уз поштовање поверљивости и безбедносних мера.

У случају безбедносног инцидента који би могао утицати на рад Апликације или безбедност података, Давалац ће, када је то потребно и изводљиво, о томе обавестити администратора организације преко контактне е-маил адресе организације наведене у Апликацији. Организација и корисници дужни су да сарађују у разумном ограничавању последица инцидента, укључујући: тренутну промену лозинки, одјаву из свих сесија/уређаја (где је то омогућено), ресетовање приступа и укључивање 2FA (ако је функционалност доступна), као и спровођење других разумно потребних мера које Давалац препоручи ради заштите налога и података.

Давалац нема сопствене сервере, већ користи серверску инфраструктуру код пружалаца (закуп). Сервери се по правилу налазе унутар EU/EGP-а, а по потреби Давалац задржава право на другачије уређење, уз поштовање одговарајућих заштитних мера, када је то релевантно.

Давалац не одговара за нерад, испаде, кашњења или друге сметње које настану због више силе или фактора изван разумне контроле Даваоца, укључујући (али не ограничавајући се на) испаде или ограничења пружалаца хостинга, облачне инфраструктуре, телекомуникација, интернет веза, снабдевања електричном енергијом, услуга трећих лица (нпр. пружаоци платних услуга) или мере надлежних органа.

• - Корисник не сме користити Апликацију за незаконите сврхе или на начин који би могао нашкодити Даваоцу или трећим лицима.
• - Забрањене су злоупотребе, покушаји неовлашћеног приступа, оптерећење система, унос злонамерног кода, заобилажење безбедносних механизама или дељење налога супротно дозволама.
• - Забрањено је коришћење аутоматизованих алата или поступака за приступ, извоз, копирање или обраду садржаја и података из Апликације (нпр. сцрапинг, ботови), осим ако Давалац то изричито омогући или писмено дозволи.
• - Забрањени су покушаји обрнутог инжењеринга, декомпилације, откривања изворног кода или заобилажења техничких ограничења односно безбедносних механизама Апликације, осим у обиму који изричито дозвољавају важећи прописи.
• - Корисник/организација је искључиво одговоран за садржај који унесе, учита или креира у Апликацији, и јамчи да за коришћење и обраду тих садржаја има сва потребна права и правне основе.
• - Корисник се обавезује да у Апликацију неће уносити посебне категорије личних података (нпр. податке о здрављу, верским или политичким уверењима итд.), осим ако је то неопходно и организација за то има одговарајући правни основ и обезбеђене одговарајуће заштитне мере.
• - Корисник је одговоран за све активности обављене својим налогом односно у оквиру своје организације.
• - Забрањено је заобилажење система претплата или бесплатног пробног периода (нпр. креирање више налога ради стицања више бесплатних пробних периода или коришћење трећих лица за заобилажење ограничења).
• - Корисник не сме откривати безбедносне недостатке или спроводити тестове рањивости без претходне писмене дозволе Даваоца; евентуалне рањивости нека пријави на podpora@zapisnik.si.

Давалац задржава право да из безбедносних разлога привремено ограничи приступ, тражи промену лозинки, изврши принудну одјаву из свих сесија, ограничи или ресетује права приступа и препоручи или захтева укључивање 2FA (ако је функционалност доступна), када је то разумно потребно за заштиту Апликације, организације или корисника.

Давалац задржава право да корисника уклони из Апликације и забрани му коришћење (привремено или трајно) ако су његова поступања супротна намени Апликације, представљају ризик злоупотребе или безбедносни ризик, или ако крши ове Услове. У таквом случају корисник по правилу нема право на повраћај већ уплаћених износа.

Сва права интелектуалне својине на Апликацији (код, графички изглед, текстови, жигови, документација) припадају Даваоцу односно његовим даваоцима лиценци. Корисник стиче ограничено, непреносиво право коришћења Апликације за интерне потребе за време трајања претплате.

Садржаји које корисници креирају или учитају у Апликацију (нпр. записници, фајлови, материјали) остају власништво корисника/организације. Корисник гарантује да има права за објаву и коришћење тих садржаја и да садржаји не крше права трећих лица.

Сва права су задржана. Копирање, умножавање, дистрибуција или јавно саопштавање елемената Апликације односно веб сајта (укључујући графички изглед, текстове, документацију), без претходне писмене дозволе Даваоца, није дозвољено, осим у обиму који је неопходан за уобичајено коришћење Апликације.

Корисник се обавезује да неће јавно објављивати или дистрибуирати упоредне тестове, мерења или бенцхмарк-е Апликације без претходне писмене сагласности Даваоца, осим ако такво ограничење није дозвољено према важећим прописима.

Корисник/организација гарантује да за коришћење, учитавање, обраду и евентуалну дистрибуцију материјала који се користе у Апликацији (укључујући аудио снимке, текстове, презентације, документе и прилоге), има уређена сва потребна права, укључујући ауторска и сродна права и права индустријске својине (нпр. жигови, модели, патенти), и да коришћењем Апликације не крши права трећих лица. Давалац не одговара за захтеве трећих лица који произилазе из садржаја корисника/организације, а корисник/организација је дужан/дужна да Даваоцу надокнади штету и трошкове који би му настали због таквих захтева (у обиму који дозвољавају важећи прописи).

Давалац може унутар Апликације пласирати сопствене услуге и огласне просторе (нпр. банере, обавештења, искачуће прозоре), за шта није потребна посебна сагласност корисника, јер је реч о делу функционалности Апликације. Давалац може омогућити искључивање таквих приказа уз плаћање додатка уз претплату у складу са важећим Ценовником.

Апликација или веб сајт може садржавати линкове ка веб сајтовима односно услугама трећих лица (нпр. пружаоци платних услуга). Давалац не одговара за садржај, политике или праксе тих трећих лица. Корисник користи повезане услуге на сопствену одговорност и у складу са условима трећих лица.

Корисник/организација пристаје да Давалац с њим/њом послује и комуницира електронски, по правилу путем е-маила и/или обавештења унутар Апликације, укључујући слање обавештења, опомена, информација о претплати и рачуна (е-рачуна), осим ако је другачије одређено у овим Условима или у важећим прописима.

Корисник/организација је одговоран/на да је е-маил адреса повезана с налогом односно организацијом тачна и ажурна и да обезбеди пријем порука (нпр. да поруке нису блокиране или преусмерене у нежељену пошту). Сматра се да је порука достављена када је послата на последњу познату е-маил адресу корисника/организације, осим ако важећи прописи не одређују другачије.

Корисник/организација не сме, без претходне писмене сагласности Даваоца, пренети, уступити или на други начин располагати правима или обавезама које произилазе из коришћења Апликације или претплате, на трећа лица (укључујући препуштање коришћења налога или претплате трећим лицима), нарочито ако би то значило заобилажење пакетних ограничења или бесплатног пробног периода (нпр. „двоструки" бесплатни пробни период).

Давалац може Апликацију, своја права и обавезе из овог односа односно пословање повезано са Апликацијом, у сваком тренутку пренети на треће физичко или правно лице (нпр. у случају реорганизације, продаје или преноса делатности). У таквом случају Давалац се обавезује да се права и положај корисника/организација из овог односа неће променити нагоре. О преносу ће Давалац, када је то разумно изводљиво, обавестити кориснике.

Корисник користи Апликацију на сопствену одговорност. Давалац не одговара за штету која би настала услед неправилног или немарног коришћења Апликације од стране корисника или зато што корисници омогуће неовлашћено коришћење (нпр. дељење лозинки, неадекватно управљање правима).

Давалац предузима разумне безбедносне мере, али корисник разуме да потпуна безбедност на интернету не постоји. Давалац не одговара за штету која настане услед фактора изван његове разумне контроле (нпр. сметње интернет веза, рад уређаја корисника, грешке трећих лица).

Ограничења одговорности важе и за функционалности аутоматске транскрипције (укључујући симултани запис), јер резултат транскрипције зависи од бројних фактора (нпр. квалитет звука, преклапање говора, бука, дијалекти, терминологија) и може бити нетачан или непотпун.

Ако би кориснику настала штета због намерног или немарног поступања Даваоца, Давалац је одговоран кумулативно највише до висине 75% фактурисаног износа без ПДВ-а појединачној организацији. Ограничење важи кумулативно за све кориснике у појединачној организацији. Давалац не одговара за посредну штету, изгубљену добит, губитак података или угледа, осим ако закон не одређује другачије.

Ако је било која одредба ових Услова неважећа или неизвршива, то не утиче на важење преосталих одредби. Неважећа или неизвршива одредба замењује се одредбом која је по смислу и намени најближа првобитној намери.

Давалац задржава право на измену или допуну ових Услова. Измењени Услови ступају на снагу објавом у Апликацији или на веб сајту, осим ако је код поједине измене одређено другачије. О суштинским изменама корисник ће, када је то разумно изводљиво, бити обавештен преко Апликације и/или на е-маил адресу повезану са корисничким налогом. Даље коришћење Апликације након ступања на снагу измењених Услова значи да се корисник/организација саглашава с измењеним Условима. Ако се корисник/организација са изменама не саглашава, мора престати да користи Апликацију и пре истека обрачунског периода уредити престанак претплате.

Странке ће евентуалне спорове решавати споразумно. Ако споразумно решење неће бити могуће, за решавање спорова надлежан је стварно надлежан суд у Копру, који ће одлучивати по праву Republike Slovenije.

Ови Услови важе од 20. 1. 2026. надаље („датум важења") и примењују се на све регистрације, приступ и коришћење Апликације од тог датума надаље. За појединог корисника/организацију ступају на снагу даном када се с њима упозна и прихвати их (нпр. регистрацијом, пријавом, коришћењем Апликације или плаћањем претплате).

Lara Spremo s.p.
Resslova ulica 4, 6330 Piran - Pirano
Матични број: 9047484000
Порески број и ПДВ ИД: SI 62605011
Е-маил: info@zapisnik.si
Подршка: podpora@zapisnik.si | 080 34 83