Politika privatnosti

Voditelj obrade osobnih podataka je Lara Spremo s.p., Resslova ulica 4, 6330 Piran - Pirano (u nastavku: voditelj obrade).

Kontakt: info@zapisnik.si

Za sva pitanja vezana uz obradu osobnih podataka i ostvarivanje prava možete nas kontaktirati na: dpo@zapisnik.si.

Osobne podatke obrađujemo u sljedeće svrhe i na sljedećim pravnim osnovama:

• Registracija, prijava i uporaba aplikacije ZAPISNIK (upravljanje korisničkim računom, omogućavanje funkcionalnosti) – izvršavanje ugovora ili mjere poduzete na Vaš zahtjev prije sklapanja ugovora.
• Komunikacija i podrška korisnicima (odgovori na pitanja, obavijesti o usluzi) – izvršavanje ugovora ili legitimni interes (pružanje podrške i kvaliteta usluge).
• Sigurnost i sprječavanje zlouporabe (npr. zaštita od automatiziranih zahtjeva, sigurnosni dnevnici) – legitimni interes (sigurnost mreža i informacijskih sustava, sprječavanje zlouporabe).
• Ispunjavanje zakonskih obveza (npr. računovodstvo/porezi, kada je relevantno) – zakonska obveza.
• Analitika posjeta web-mjesta (Google Analytics) – privola (analitički kolačići postavljaju se samo uz Vašu privolu).

Voditelj obrade može obrađivati sljedeće kategorije osobnih podataka:

• Podaci o korisniku: ime, prezime, korisničko ime, adresa e-pošte, broj telefona, organizacija, funkcija i drugi podaci koje korisnik dobrovoljno unese.
• Podaci o uporabi aplikacije: podaci o prijavama (npr. vrijeme prijave), aktivnosti i sustavski događaji u aplikaciji.
• Tehnički podaci: podaci o uređaju/pregledniku, kolačići i slične tehnologije (detalji u Politici kolačića).
• Komunikacija: sadržaj poruka, ako nam pišete e-poštom ili putem kontaktnih kanala.
• Zvučne snimke i prijepisi sjednica: zvuk snimljen tijekom sjednice i tekst prijepisa nastao iz njega. Snimka nastaje samo kada korisnik sam pokrene snimanje u aplikaciji i može sadržavati glasove svih prisutnih koji na sjednici govore.

Vaše osobne podatke ne prodajemo. Osobni podaci mogu se obrađivati i kod ugovornih izvršitelja obrade koji za nas obavljaju određene usluge i pristupaju podacima samo u opsegu koji je nužan za pružanje usluge te prema našim uputama. Kategorije izvršitelja mogu biti:

• pružatelj hostinga i infrastrukture (poslužitelji, baze podataka, sigurnosne kopije, održavanje rada),
• pružatelji IT podrške/održavanja (otklanjanje pogrešaka, nadogradnje; ako su uključeni),
• CookieScript (upravljanje privolama za kolačiće),
• Google Analytics (analitika posjeta – samo uz Vašu privolu).
• Soniox, Inc. (SAD) – usluga automatske pretvorbe govora u tekst. Zvučni odsječak prosljeđuje se isključivo radi izrade prijepisa i pružatelj ga ne koristi za učenje svojih modela.

Podatke možemo otkriti i nadležnim tijelima ako to zahtijeva zakon ili zakonit postupak.

Podaci se obrađuju na poslužiteljima pružatelja hostinga i kod odabranih pružatelja usluga. Ako dođe do prijenosa ili pristupa podacima izvan EU/EGP (npr. pri korištenju usluga trećih pružatelja), primjenjuju se odgovarajuće zaštitne mjere u skladu s mjerodavnim propisima (npr. standardne ugovorne klauzule, gdje je to relevantno).

Podatke pohranjujemo onoliko vremena koliko je potrebno za svrhu obrade:

• podaci korisničkog računa – za vrijeme trajanja računa te još 6 mjeseci nakon prestanka uporabe, osim ako zakon ne određuje drukčije,
• komunikacija – do završetka komunikacije i onoliko koliko je potrebno za dokazivanje zahtjeva/odgovora,
• kolačići – u skladu s rokovima navedenima u Politici kolačića.
• zvučne snimke i prijepisi sjednica – zvučni odsječak se nakon izrade prijepisa ne čuva, a prijepis ostaje u arhivi organizacije dok ga ona ne izbriše odnosno do brisanja računa,

Korisnik ima pravo na pristup svojim podacima, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prigovor (kada je relevantno) i prenosivost podataka. Privolu (npr. za analitičke kolačiće) možete u svakom trenutku povući; povlačenje ne utječe na zakonitost obrade prije povlačenja.

Zahtjev možete poslati na: dpo@zapisnik.si.

Ako smatrate da obrada Vaših osobnih podataka krši propise, imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije (Povjerenik za informiranje Republike Slovenije), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, telefon: 01 230 97 30, e-pošta: gp.ip@ip-rs.si.

Davanje podataka potrebnih za registraciju/prijavu i uporabu aplikacije je uvjet za uporabu usluge. Ako ne dostavite te podatke, ne možemo izraditi račun ili osigurati rad aplikacije. Davanje podataka za analitiku posjeta je dobrovoljno (odbijanje ne utječe na osnovni rad).

Ne provodimo automatizirano donošenje odluka ili profiliranje koje bi imalo pravne ili slično značajne učinke na korisnika.

Web-aplikacija koristi nužne kolačiće za rad i sigurnost (npr. sesija/prijava) te – uz privolu – analitičke kolačiće (Google Analytics). Pojedinosti, popis kolačića i mogućnosti upravljanja navedeni su u Politici kolačića. Postavke kolačića možete u svakom trenutku promijeniti putem trake za kolačiće.

Aplikacija omogućuje snimanje sjednice i automatsku pretvorbu govora u tekst. Snimanje nikada ne započinje samo od sebe – pokreće ga korisnik izričitom radnjom u aplikaciji, a tijekom snimanja to je jasno označeno na zaslonu.

Zvučni odsječak prosljeđuje se šifriranom vezom pružatelju Soniox, Inc. (SAD), koji obavlja pretvorbu u tekst. Odsječak se koristi isključivo za izradu prijepisa i ne čuva se nakon obrade. Prijepis se sprema u arhivu organizacije kao dio zapisnika sjednice.

Za snimanje sjednice i obradu snimaka odgovorna je organizacija koja sjednicu vodi (npr. općina, ustanova, udruga ili tvrtka). Ona nastupa kao voditelj obrade tih podataka te mora prisutne primjereno obavijestiti o snimanju i osigurati pravnu osnovu. U tom dijelu upravitelj aplikacije nastupa kao izvršitelj obrade.

Pristup mikrofonu uređaja moguć je tek nakon vašeg dopuštenja, koje možete u svakom trenutku opozvati u postavkama uređaja.