Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Lara Spremo s.p., Resslova ulica 4, 6330 Piran - Pirano (nachfolgend: Verantwortlicher).

Kontakt: info@zapisnik.si

Für alle Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns kontaktieren unter: dpo@zapisnik.si.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Registrierung, Anmeldung und Nutzung der Anwendung ZAPISNIK (Verwaltung des Nutzerkontos, Ermöglichung der Funktionalität) – Vertragserfüllung oder Maßnahmen auf Ihren Wunsch vor Vertragsabschluss.
• Kommunikation und Nutzerunterstützung (Antworten auf Anfragen, Servicebenachrichtigungen) – Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse (Bereitstellung von Support und Servicequalität).
• Sicherheit und Missbrauchsprävention (z. B. Schutz vor automatisierten Anfragen, Sicherheitsprotokolle) – berechtigtes Interesse (Sicherheit von Netzwerken und Informationssystemen, Missbrauchsprävention).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Buchhaltung/Steuern, soweit relevant) – gesetzliche Verpflichtung.
• Website-Besuchsanalytik (Google Analytics) – Einwilligung (Analyse-Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt).

Der Verantwortliche kann folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Nutzerdaten: Vorname, Nachname, Nutzername, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Organisation, Funktion und weitere vom Nutzer freiwillig angegebene Daten.
• Nutzungsdaten der Anwendung: Anmeldedaten (z. B. Anmeldezeit), Aktivitäten und Systemereignisse in der Anwendung.
• Technische Daten: Geräte-/Browserdaten, Cookies und ähnliche Technologien (Details in der Cookie-Richtlinie).
• Kommunikation: Nachrichteninhalte, wenn Sie uns per E-Mail oder über Kontaktkanäle schreiben.
• Tonaufnahmen und Sitzungsniederschriften: der während der Sitzung aufgezeichnete Ton und die daraus erstellte Textniederschrift. Eine Aufnahme entsteht nur dann, wenn die Nutzerin oder der Nutzer die Aufnahme selbst startet, und kann die Stimmen aller Anwesenden enthalten, die in der Sitzung sprechen.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Personenbezogene Daten können auch von vertraglichen Auftragsverarbeitern verarbeitet werden, die für uns bestimmte Dienste erbringen und nur in dem Umfang auf Daten zugreifen, der für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist, und gemäß unseren Weisungen. Kategorien von Auftragsverarbeitern können umfassen:

• Hosting- und Infrastrukturanbieter (Server, Datenbanken, Backups, Betriebswartung),
• IT-Support-/Wartungsdienstleister (Fehlerbehebung, Upgrades; sofern eingebunden),
• CookieScript (Cookie-Einwilligungsverwaltung),
• Google Analytics (Besuchsanalytik – nur mit Ihrer Einwilligung).
• Soniox, Inc. (USA) – Dienst zur automatischen Umwandlung von Sprache in Text. Der Tonabschnitt wird ausschließlich zur Erstellung der Niederschrift übermittelt und vom Anbieter nicht zum Training seiner Modelle verwendet.

Wir können Daten auch zuständigen Behörden offenlegen, sofern dies gesetzlich oder rechtlich vorgeschrieben ist.

Die Daten werden auf den Servern des Hosting-Anbieters und bei ausgewählten Dienstleistern verarbeitet. Bei einer Übermittlung oder einem Zugriff auf Daten außerhalb der EU/des EWR (z. B. bei der Nutzung von Drittanbieterdiensten) werden geeignete Schutzmaßnahmen gemäß geltendem Recht angewendet (z. B. Standardvertragsklauseln, soweit relevant).

Wir bewahren die Daten nur so lange auf, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist:

• Daten des Nutzerkontos – für die Dauer des Kontos und weitere 6 Monate nach Beendigung der Nutzung, sofern nicht gesetzlich anders geregelt,
• Kommunikation – bis zum Abschluss der Kommunikation und solange wie nötig zum Nachweis von Ansprüchen/Antworten,
• Cookies – gemäß den in der Cookie-Richtlinie angegebenen Fristen.
• Tonaufnahmen und Sitzungsniederschriften – der Tonabschnitt wird nach Erstellung der Niederschrift nicht aufbewahrt; die Niederschrift verbleibt im Archiv der Organisation, bis diese sie löscht bzw. bis zur Löschung des Kontos,

Der Nutzer hat das Recht auf Auskunft über seine Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch (sofern relevant) und Datenübertragbarkeit. Sie können die Einwilligung (z. B. für Analyse-Cookies) jederzeit widerrufen; der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.

Anfragen können gesendet werden an: dpo@zapisnik.si.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Vorschriften verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzulegen: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije (Informationsbeauftragter der Republik Slowenien), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Telefon: 01 230 97 30, E-Mail: gp.ip@ip-rs.si.

Die Bereitstellung der für die Registrierung/Anmeldung und Nutzung der Anwendung erforderlichen Daten ist Voraussetzung für die Nutzung des Dienstes. Wenn Sie diese Daten nicht bereitstellen, können wir kein Konto erstellen oder den Betrieb der Anwendung nicht sicherstellen. Die Bereitstellung von Daten für die Besuchsanalytik ist freiwillig (eine Ablehnung beeinträchtigt nicht den Grundbetrieb).

Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling durch, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf den Nutzer hätten.

Die Webanwendung verwendet wesentliche Cookies für Betrieb und Sicherheit (z. B. Sitzung/Anmeldung) und – mit Einwilligung – Analyse-Cookies (Google Analytics). Details, eine Liste der Cookies und Verwaltungsoptionen finden Sie in der Cookie-Richtlinie. Sie können die Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookie-Banner ändern.

Die Anwendung ermöglicht die Aufzeichnung einer Sitzung und die automatische Umwandlung von Sprache in Text. Die Aufnahme startet niemals von selbst – sie wird durch eine ausdrückliche Handlung in der Anwendung gestartet und ist während der Aufzeichnung deutlich auf dem Bildschirm gekennzeichnet.

Der Tonabschnitt wird über eine verschlüsselte Verbindung an Soniox, Inc. (USA) übermittelt, das die Umwandlung in Text vornimmt. Der Abschnitt wird ausschließlich zur Erstellung der Niederschrift verwendet und nach der Verarbeitung nicht aufbewahrt. Die Niederschrift wird als Teil des Sitzungsprotokolls im Archiv der Organisation gespeichert.

Für die Aufzeichnung der Sitzung und die Verarbeitung der Aufnahmen ist die Organisation verantwortlich, die die Sitzung durchführt (z. B. Gemeinde, Einrichtung, Verein oder Unternehmen). Sie tritt als Verantwortliche dieser Daten auf und muss die Anwesenden angemessen über die Aufzeichnung informieren und eine Rechtsgrundlage sicherstellen. Insoweit tritt der Betreiber der Anwendung als Auftragsverarbeiter auf.

Der Zugriff auf das Mikrofon des Geräts ist erst nach Ihrer Erlaubnis möglich, die Sie jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen können.