Zapisnik è un’applicazione web per il supporto alla gestione di riunioni e sedute. Consente la preparazione degli ordini del giorno, lo svolgimento di votazioni (sedute ordinarie, straordinarie e di corrispondenza), la creazione automatica dei verbali e la gestione di un archivio di tutti i verbali e dei materiali correlati. L’applicazione è destinata a organizzazioni di tutte le dimensioni – dalle piccole associazioni alle grandi aziende e istituzioni pubbliche.

Sì! Al momento della registrazione e dell’inserimento dei dati di pagamento si ottiene una prova gratuita di 30 giorni. Durante questo periodo potete verificare tutte le funzionalità e capire quale pacchetto si adatta meglio alle vostre esigenze. Se annullate l’abbonamento prima della fine della prova, non vi verrà addebitato nulla. Allo scadere della prova, l’abbonamento si attiva automaticamente in base al pacchetto selezionato.

L’applicazione offre la conversione automatica da parlato a testo in tempo reale durante lo svolgimento della seduta. La registrazione della discussione è quindi disponibile simultaneamente, mentre il verbale finale viene generato al termine della seduta. Tenete presente che la trascrizione è un servizio automatizzato e può contenere errori, in particolare con una qualità audio scarsa, sovrapposizione di voci o uso di dialetti. Raccomandiamo di rivedere il verbale prima dell’approvazione e di integrarlo se necessario.

Il volume di trascrizione (numero di ore per periodo di fatturazione) dipende dal pacchetto selezionato. Quando raggiungete o superate il volume incluso, la trascrizione può essere temporaneamente limitata fino all’inizio del successivo periodo di fatturazione. Potete tuttavia in qualsiasi momento attivare un’estensione per più ore di trascrizione o passare a un pacchetto superiore con un volume maggiore.

Nell’applicazione esistono tre ruoli: visualizzatore (solo visualizzazione dei contenuti), utente (partecipazione attiva alle sedute) e amministratore (diritti amministrativi per gestire le impostazioni dell’organizzazione, gli utenti e l’abbonamento). L’amministratore dell’organizzazione assegna e revoca i ruoli ai singoli utenti.

Sì, potete aggiornare il pacchetto in qualsiasi momento in base alle vostre esigenze. Con l’aggiornamento ottenete più utenti, un volume di trascrizione maggiore, più spazio sul server e altri vantaggi offerti dal pacchetto superiore.

Sì! Oltre all’aggiornamento a un pacchetto superiore potete attivare anche estensioni – ad esempio utenti aggiuntivi, gruppi/reparti aggiuntivi, spazio aggiuntivo sul server o ore aggiuntive di trascrizione. Tutte le estensioni vengono fatturate in base al listino prezzi in vigore pubblicato nell’applicazione.

Prendiamo seriamente la sicurezza dei dati. I server si trovano di regola all’interno dell’UE/SEE, eseguiamo backup giornalieri e adottiamo misure di sicurezza adeguate. Tenete tuttavia presente che la sicurezza completa su internet non esiste. Per una protezione aggiuntiva raccomandiamo l’uso di password sicure, l’attivazione dell’autenticazione a due fattori (2FA) quando disponibile, nonché il monitoraggio regolare dell’attività sul vostro account.

Per l’abbonamento mensile, l’importo pagato per il periodo corrente non è rimborsabile, ma è possibile sospendere l’abbonamento per il periodo successivo. Per l’abbonamento annuale è possibile richiedere un rimborso proporzionale, ridotto degli sconti e dei vantaggi concessi. I costi di elaborazione del rimborso ammontano a 90,00 EUR + IVA. Inviate la richiesta di annullamento per iscritto a info@zapisnik.si.

Allo scadere del periodo pagato, l’accesso all’applicazione viene di norma bloccato il giorno successivo. Se non rinnovate l’abbonamento, i dati possono essere cancellati al più tardi entro 6 mesi dalla scadenza. Raccomandiamo di esportare i materiali importanti prima della scadenza dell’abbonamento. Se pagate prima della cancellazione, l’accesso viene riattivato.

L’assistenza è disponibile via e-mail all’indirizzo podpora@zapisnik.si dalle 9:00 alle 16:00. Per casi urgenti potete chiamarci al numero verde 080 34 83. I reclami e le richieste vengono di norma evasi entro 15 giorni lavorativi. Per determinati pacchetti può essere previsto un regime di assistenza esteso – verificate i dettagli nella descrizione del pacchetto.